“Gli Eventi: dalla progettazione all’organizzazione”: arriva il manuale operativo

Quali sono le nuove sfide dell’industria degli eventi?  Come rendere gli eventi un’opportunità ed essere davvero efficaci? Qual è lo scopo dell’evento? Perché i partecipanti dovrebbero arrivare? Perché gli sponsor dovrebbero investire? E soprattutto come fare per raggiungere questi obiettivi? Sono le domande a cui dà risposte operative il nuovo Manuale “Gli Eventi: dalla progettazione all’organizzazione”, edito da Franco Angeli, disponibile da oggi online e nelle librerie. Predisposto anche un sito: www.eventmanagementbook.com 

Frutto di una lunga esperienza nel settore, è un manuale operativo dedicato ai professionisti dell’event management, a chi vuole intraprendere questa professione e agli studenti che hanno iniziato questo percorso di studi. Le autrici sono tre donne – Morena  Paola Carli, Maddalena Milone e Maria Cristina Terenzio;  per le donne che sanno fare rete è difficile che non nascano opportunità.  Con il pallino della formazione e una lunga esperienza nella progettazione e organizzazione di eventi, provenienti da contesti lavorativi differenti, la autrici sanno di poter fare scuola e credono che lo sviluppo di questa industria passi inevitabilmente da una buona preparazione professionale.

Come è nata e perché l’idea di questo manuale? Prima di tutto dalla constatazione della mancanza di un manuale di riferimento aggiornato in italiano. Esistono alcuni manuali  ma nessuno aggiornato, nessuno con un approfondimento sugli eventi online e nessuno con un capitolo dedicato agli eventi medico-scientifici. Quindi anche per rispondere  alle richieste di studenti universitari e di master e arricchire la bibliografia per l’esame di certificazione in Meeting and Event Manager. La certificazione, voluta da MPI Italia presso UNI (Unione delle Normative Italiane), stabilisce conoscenze, abilità e competenze del Meeting and Event Manager ed è attualmente rilasciata da Intertek attraverso due centri esame in Italia: MPI Italia e Federcongressi&eventi.

Nella prefazione del libro, Julius Solaris, uno dei più importanti influencer a livello mondiale dell’Event Industry  – il libro contiene anche una sua  intervista sulle  nuove frontiere degli eventi  – afferma che il 2020 passerà alla storia come l’anno che ha cambiato l’industria degli eventi per sempre. “Per la prima volta si è prodotto un cambiamento così profondo, globale e le cui ripercussioni si protrarranno così a lungo nei prossimi anni che diventa necessario ripensare al valore e al significato degli eventi come mezzo principale per realizzare connessioni, sia in presenza che online”.

In questo contesto, anche l’Event Manager vede ridefinito il proprio ruolo: da esecutore di un piano a progettista della strategia. “Si è dato sempre molto peso alla parte organizzativa senza considerare che è solo una fase del processo – commenta  Maddalena Milone – Purtroppo spesso è ancora così. Il cliente comunica la necessità di organizzare un evento e l’agenzia si preoccupa di tutti i servizi. Pochi si propongono di mettere in piedi una strategia vera e propria per gli eventi che sono una importante occasione di incontro e di cambiamento. Ora più che mai l’Event Manager non può che essere “facilitatore di connessioni umane per la realizzazione del fine e degli obiettivi ad esso collegati” ed è su questo aspetto che il nuovo modo di produrre eventi deve focalizzarsi”.

Gli eventi, in particolar modo quelli espressione della Meeting Industry, finora si sono principalmente concentrati su azioni che trasmettono contenuti. In uno scenario in cui il contenuto è sempre disponibile, in formato digitale, su differenti media e con diverse modalità,  è necessario passare dalla “distribuzione di contenuto” alla “realizzazione del risultato in maniera diversa”.

“Lo scopo di questo libro è quello di ribadire che l’Event Manager è il progettista di una strategia e non un esecutore di un piano o un assemblatore di servizi – commenta Maria Cristina Terenzio –  Il libro guida il lettore passo dopo passo non solo nelle diverse fasi di un evento, ma pone altresì in evidenza come l’Event Manager sia protagonista dell’intero ciclo di un evento: dall’individuare i bisogni di tutte le parti coinvolte al divenire facilitatore del cambiamento atteso, fino a farsi portatore di valori, standard etici, buone pratiche di sostenibilità ed essere promotore di innovazione”.

Secondo Morena Paola Carli il ruolo dell’Event Manager è proprio quello di ascoltare, analizzare, progettare, pianificare, coinvolgere, partecipare, misurare, valutare e fare tesoro di quanto appreso: ”Le lessons learned, infatti, sono un potente strumento di crescita e miglioramento. Il libro porta il lettore a comprendere in che cosa consista il ciclo di vita di un evento, quali siano le sue fasi e fornisce modelli utili allo scopo. E illustra come ogni evento è unico e non ripetibile, caratterizzato da un inizio e da una fine, e la lunga preparazione necessaria alla sua realizzazione; un complesso lavoro, spesso sconosciuto alla maggior parte delle persone”.

Questo manuale, dunque,  è estremamente attuale perché è aggiornato rispetto alle ultime evoluzioni dell’industria degli eventi e offre una finestra sul cambiamento digitale che gli eventi hanno subito. E’ un ottimo strumento per chi si approccia al settore degli eventi e anche per chi già da tempo è consapevole che gli eventi digitali devono andare di pari passo con quelli in presenza e che il marketing e la comunicazione digitale non possono essere opzionali nella definizione di una buona strategia. L’affondo medico scientifico poi è un’altra assoluta novità del manuale. Perché gli eventi medico scientifici hanno una normativa di riferimento specifica e sono progettati da soggetti (i Provider) autorizzati dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua presieduta dal Ministro della Salute; per cui non si possono considerare come tutti gli altri.

BIO DELLE AUTRICI

Morena Paola Carli, autrice di “Organizzare un convegno” (Hoepli, 2007), ha lavorato per il Centro di ricerca ITC-Irst, ora FBK, e per l’Università degli Studi di Trento, curando l’organizzazione di eventi.

Attualmente svolge la sua attività presso la Direzione generale della Provincia autonoma di Trento.

Maddalena Milone, Event Designer, Meeting and Event Manager certificata (secondo norma UNI 11786:2020), docente universitaria e CEO di Meeting Planner srl, da circa 30 anni si occupa di progettazione e organizzazione di eventi. Direttore tecnico della destination management company “apulia2meet”, specializzata in progetti collaborativi, ha fondato “Meet In Action Italia”, la prima rete di imprese nazionale della meeting industry con altre 8 agenzie.

Iscritta all’Ordine dei Giornalisti, è Presidente MPI Italia Chapter 2020-2021, Vice Presidente Sezione Turismo Condindustria Bari Bat, membro del Consiglio Generale di Federturismo e Delegato Puglia Federcongressi&eventi.

Maria Cristina Terenzio, Event Manager con oltre 35 anni di esperienza nel settore degli eventi corporate internazionali, esperta in Event Marketing e Digital Strategy, ha svolto attività di docenza alla Trentino School of Management ed è speaker sulla sostenibilità negli eventi.